Privacybeleid

Als eerste stap in het ontwikkelen van een privacybeleid voor onze stichting is hieronder een uitwerking gemaakt van het zogenaamde verwerkingsregister waarin wordt aangegeven:

  • welke persoonsgegevens bewaard worden,
  • hoe deze gegevens worden bewaard,
  • hoe deze gegevens worden gebruikt,
  • wie toegang heeft tot deze gegevens,
  • hoe lang deze gegevens worden bewaard,
  • wanneer deze gegevens worden vernietigd.

De uitwerking is gemaakt op basis van de aanwijzingen die Brabants Heem heeft ons heeft gegeven voor de invoering van de AVG (algemene verordening gegevensbescherming).

Verwerkingsregister  in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De Stichting Heemkundige kring “De Vyer Heertganghen”te Goirle heeft als doelstelling het in kaart brengen van de geschiedenis van Goirle en het presenteren van deze geschiedenis middels publicaties, lezingen en rondleidingen op een als museum ingericht heemerf. De stichting beheert een aantal gebouwen en krijgt hiervoor subsidie van de gemeente. De stichting heeft daarnaast inkomsten van ongeveer 250 betalende leden die hiervoor een tijdschrift ontvangen en deel kunnen nemen aan lezingen en excursies. Van de 250 leden zijn er ongeveer 40 die op vrijwillige basis allerlei functies uitvoeren. Er is een bestuur van 5 personen en er zijn werkgroepen voor het documentatiecentrum en het archief, voor het museum, voor de redactie van ons tijdschrift, voor het organiseren van lezingen en excursies, voor tentoonstellingen, voor het onderhoud van de gebouwen en voor het heemerf en de heemtuin.

Voor de communicatie met de leden is er een digitaal ledenbestand waarmee adresetiketten kunnen worden geprint  t.b.v. de distributie van ons tijdschrift “Rond de Schutsboom” dat 3x per jaar verschijnt en voor het per email versturen van uitnodigingen voor lezingen en excursies en andere evenementen (kerstviering, tentoonstellingen e.a.). Sinds begin dit jaar geeft  de stichting een digitale nieuwsbrief uit die (voorlopig) 3x per jaar zal verschijnen.

In het ledenbestand worden de volgende gegevens geregistreerd:
Naam (achternaam, voorletters  en tussenvoegsel), adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats) en e-mailadres. De gegevens worden opgeslagen in een databestand dat wordt beheerd met het databaseprogramma Paradox. Met dit programma worden ook alle gegevens van het documentatiecentrum (boeken, tijdschriften, documenten, bidprentjes, foto’s…) bewerkt en opgeslagen. De computers van de stichting bevinden zich in Heemhuis “De Schutsboom”, Nieuwe Rielseweg 41, 5051  PD  te Goirle en zijn ondergebracht in een lokaal netwerk.

Het ledenbestand wordt up-to-date gehouden door een van de leden (Henny van Gool) en is beveiligd met een wachtwoord dat ook bekend is bij de systeembeheerder. Ten behoeve van de financiële administratie krijgt de penningmeester (Wik van Berkel) elk jaar een lijst in Excel waarin hij zelf  de mutaties in de loop van het jaar bijhoudt. Ook de secretaris (Albert Oude Ophuis) krijgt een digitale kopie van deze lijst t.b.v. de verwerking van enkele statische gegevens (ledenaantallen) het jaarverslag. In het jaarverslag is tevens een lijst van de vrijwilligers in de verschillende werkgroepen opgenomen.

Een telefoonlijst met de nummers van bestuursleden,  de coördinatoren van de verschillende werkgroepen en van een aantal belangrijke relaties (gemeente, uitgever, beveiliging, elektrotechniek, provider e.d.) hangt in de vergaderruimte.

Adreswijzigingen, aanmeldingen van nieuwe leden en opzeggingen worden zo snel mogelijk in de ledenlijst doorgevoerd. De gegevens van oud-leden worden niet bewaard en direct na beëindiging van het lidmaatschap uit het ledenbestand verwijderd.

De gegevens in de bestanden zijn alleen bestemd voor gebruik binnen de stichting en worden nooit aan derden gegeven.